นิทานการตลาด ตอนที่ 24
ผมถือว่าการวางระบบสาระสนเทศถือเป็นภารกิจที่สำคัญมากๆ ในโลกของธุรกิจปัจจุบัน เพราะความอยู่รอดของธุรกิจในยุคที่มีการแข่งขันอย่างรุนแรง ทุกคนจำเป็นต้องตัดสินใจด้วยฐานข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำมากที่สุดเท่านั้น ซึ่งถือเป็นการหมดยุคของการใช้ความรู้สึกมาใช้ในการตัดสินใจในธุรกิจได้อีก เพราะถ้าหากใครยังใช้ความรู้สึกวัดเอา นั่นก็ถือว่าความหายนะจะเกิดขึ้นกับธุรกิจของตนได้ในไม่ช้านี้อย่างแน่นอน ดังนั้นเพื่อไม่ให้เสียเวลา ผมขอให้คำแนะนำการเริ่มต้นทำระบบสาระเทศอย่างง่ายกันก่อนเลยนะครับ โดยผมขอนำเสนอเป็นข้อๆ ดังนี้
1. การจัดเตรียมข้อมูลพื้นฐาน คือ ในฐานะเจ้าของธุรกิจจะต้องแบ่งประเภทสินค้าในร้านค้าของตนออกเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจนและเหมาะสมก่อน ซึ่งวิธีการแบ่งหมวดหมู่ ควรกำหนดหมวดหมู่อย่างต่ำ 10 หมวดหมู่ใหญ่ๆ หรือถ้าจะให้มากที่สุดก็ไม่ควรเกิน 20 หมวดหมู่ เพื่อให้มีความสะดวกในการเปรียบเทียบผลการดำเนินขาย หรือผลยอดขายของแต่ละหมวดหมู่ที่แตกต่างกันได้อย่างสะดวกมากขึ้น เช่น แบ่งเป็นสินค้าหมวดอุปโภค สินค้าหมวดบริโภค สินค้าหมวดเครื่องดื่ม เป็นต้น
2. จัดทำรายการสินค้าทั้งหมดภายในร้าน แล้วมาแยกแยะสินค้าทั้งหมดเข้าไปในหมวดหมู่สินค้าที่เรากำหนดขึ้นมาในขั้นตอนที่หนึ่ง และถ้าหากสินค้าในแต่ละหมวดสามารถแบ่งเป็นหมวดย่อยได้อีก ก็สามารถทำได้เช่นกัน สินค้าหมวดอุปโภค จะแบ่งหมวดย่อยได้เป็น วัสดุสิ้นเปลือง เครื่องซักล้าง วัสดุอุปกรณ์ เป็นต้น
3. เมื่อมีการแยกสินค้าทุกรายการเข้าไปอยู่ในหมวดหมู่ต่างๆ ได้ครบถ้วนทุกรายการแล้ว ควรมีการจัดเรียงสินค้าใหม่ โดยเป็นตามหมวดหมู่ที่ได้วางไปในขั้นตอนที่หนึ่งและสอง จากนั้นก็ให้มีการนับจำนวนสินค้าคงเหลือ ทั้งปริมาณที่เป็นชิ้น และปริมาณที่เป็นราคาขายปลีกว่ามีสินค้าคงเหลือในแต่ละหมวดหมู่จำนวนเท่าไหร่ ทั้งนี้ เพื่อทำให้เราทราบว่าในปัจจุบันธุรกิจของเรามีสินค้าคงคลังทั้งหมดเท่าไหร่ และมีจำนวนหมวดหมู่ละเท่าไหร่ เพื่อทำให้เราทราบว่าหมวดหมู่ใดที่ธุรกิจของเรามีสินค้าคงคลังมากที่สุดหรือน้อยที่สุดนั่นเอง
4. สำหรับธุรกิจใดที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการบริหารจัดการอยู่แล้ว ก็สามารถซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปในการจัดมาใช้ได้เลย เช่น โปรแกรม POS เป็นต้น แต่ถ้าไม่ซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป ก็สามารถจัดทำรายงานด้วยระบบ Excel ก็ได้แม้ว่าอาจจะยุ่งยากเพิ่มขึ้นพอสมควร แต่ถ้าหากธุรกิจใดไม่ใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการธุรกิจเลย ระบบสาระสนเทศที่ผมอธิบายในวันนี้ ก็สามารถจัดทำได้เช่นเดียวกัน เพราะกฎสำคัญของธุรกิจขายปลีก ก็คือ “ซื้อมา-ขายไป” นั่นยอมหมายความว่า ถ้าเราซื้อสินค้าใดมาเยอะก็แปลว่าขายสินค้านั้นไปเยอะ ถ้าเราซื้อสินค้าใดมาน้อยเราก็ขายสินค้านั้นน้อย ดังนั้น การจัดทำระบบสาระสนเทศที่ง่ายที่สุดก็คือ แทนที่เราจะมาควบคุมยอดขายแต่ละรายการที่ยากต่อการจดจำได้ถ้าไม่ใช้คอมพิวเตอร์ เราก็หันมาควบคุมการสั่งซื้อสินค้าเข้าร้านแทน ซึ่งขอแยกอธิบายเป็นขั้นตอนที่เข้าใจง่ายเป็นข้อย่อยอีกนิดหน่อย คือ
4.1 ถ้าเราแบ่งหมวดหมู่สินค้าในร้านเราเป็น 10 หมวดหมู่ ก็ให้ซื้อแฟ้มมาจำนวน 10 แฟ้ม เพื่อเอาไว้แยกใบเสร็จค่าสินค้าตอนที่เราสั่งสินค้าเข้าร้าน ทั้งนี้ ใบเสร็จแต่ละใบควรแยกสินค้าตามหมวดหมู่ด้วย เช่น สินค้าหมวดเครื่องครัว ก็ต้องเป็นใบเสร็จที่มีสินค้าเฉพาะเครื่องครัวเท่านั้น ห้ามเอาหมวดอื่นเข้ามาปะปนในใบเสร็จใบเดียวกัน ซึ่งขั้นตอนนี้อาจดูยุ่งยากนิดหน่อยในการเริ่มต้น แต่รับประกันได้ว่า มีประโยชน์อย่างสูงต่อธุรกิจของท่านแน่นอน
4.2 ให้เราปฏิบัติอย่างเคร่งครัดที่จะขอใบเสร็จทุกครั้งที่เราซื้อสินค้าเข้าร้าน และให้แยกแยะรายการสินค้าตามหมวดหมู่ ไปไว้ในแฟ้มต่างๆ ที่กล่าวมาในข้อ 4.1 แล้วเมื่อถึงสิ้นเดือนก็ให้นับจำนวนยอดราคาสินค้าที่เราสั่งซื้อเข้าร้าน ของแต่ละหมวดหมู่ แล้วเปรียบเทียบดูว่าเราซื้อสินค้าหมวดหมู่ใดเข้าร้านมากที่สุด นั่นก็ย่อมหมายความว่าเราขายสินค้าหมวดหมู่นั้นดีที่สุดนั่นเอง ทั้งนี้ ถ้าบริษัทใดไม่มีใบเสร็จก็ขอให้เราเขียนขึ้นมาเอง เพื่อเตือนความจำว่าเราซื้อสินค้าตัวใดเข้ามาจำนวนเท่าไหร่
5. ขั้นตอนการวิเคราะห์ผลการดำเนินงาน ถ้าง่ายสุดเราก็วิเคราะห์จากปริมาณยอดสั่งซื้อสินค้าเข้าร้านว่าหมวดหมู่ใดซื้อเยอะหรือน้อยเท่าไหร่ แล้วถ้ามีเวลาก็ค่อยๆ วิเคราะห์ลึกไปถึงสินค้าแต่ละรายการ โดยให้เราเริ่มจัดทำจากหมวดหมู่สินค้าของสินค้าที่ขายดีก่อน และเมื่อเราสามารถวิเคราะห์ลึกไปถึงสินค้าทุกตัวได้แล้ว ก็ถือว่าการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐานทางด้านสาระสนเทศของเราได้เข้าสู่รูปแบบที่ถูกต้องเหมาะสมแล้ว นอกจากเราต้องดูว่าสินค้าหมวดหมู่ใดที่เราขายดีที่สุด จากนั้นเราก็ต้องดูว่าสินค้ารายการใดขายดีที่สุดด้วย ซึ่งโดยปกติแล้ว รายได้จากการขายสินค้าทั้งปวงของธุรกิจเรา ราว 80 % จะเกิดจากการขายสินค้าเพียง 20 % ของรายการสินค้าทั้งหมดที่เราจำหน่ายเท่านั้น ซึ่งนี่ถือเป็นกฎ 80:20 ที่ได้รับความนิยมนำมาประกอบการวางแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจเสมอๆ ในข้อนี้ผมรับปากว่าจะหาโอกาสมาอธิบายอย่างละเอียดในวันหน้านะครับ
6. ขั้นตอนการวางแผนกลยุทธ์ตลาดหรือการวางแผนโปรโมชั่น จะเห็นได้ว่ากว่าที่เราจะสามารถวางแผนการตลาด หรือวางแผนโปรโมชั่นได้นั้น เราจะต้องศึกษาฐานข้อมูลการขาย ที่ได้จากการวางระบบสาระสนเทศทางการขายอย่างละเอียดรอบคอบที่ถูกต้องก่อน เพราะถ้าไม่เช่นนั้นแล้ว เราก็จะตัดสินใจผิดพลาดอย่างแน่นอน สำหรับแนวความคิดในการวางแผนโปรโมชั่น ผมจะนำเสนอในโอกาสหน้านะครับ เพราะแต่ละขั้นตอนค่อยข้างยุ่งยากและซับซ้อนนิดหน่อย ดังนั้นจึงควรมีการแยกประเด็นนี้ออกไปต่างหากจากตอนนี้ก่อน
ท้ายนี้ ผมขอให้ทุกคนตระหนักว่าการวางระบบสาระสนเทศในธุรกิจของเรานั้น ถือว่าเป็นความสำคัญอย่างมาก ที่ธุรกิจทุกธุรกิจจำเป็นจะต้องจัดทำอย่างเคร่งครัด เพราะมันคือ เครื่องมือในการรายงานผลการดำเนินงานที่ทุกคนจำเป็นต้องจัดทำอยู่แล้ว ส่วนที่จะทำวางระบบสาระสนเทศให้สมบูรณ์แบบที่สุดก็ควรจะต้องเลือกใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำเร็จรูปดีๆ ที่มีจำหน่ายมากมายหลายยี่ห้อในตลาด แต่ถ้าหากไม่พร้อมจะลงทุนถึงขนาดนั้น เราก็สามารถทำแบบง่ายๆ เหมือนกับที่ผมได้อธิบายมาแล้วในเบื้องต้นได้เหมือนกัน ถ้าท่านใดต้องการขอความรู้เพิ่มเติมในประเด็นนี้ก็ตั้งคำถามไว้ได้นะครับ ผมจะแวะเวียนเข้ามาตอบคำถามทุกท่านนะครับ
เขียนโดย อาจารย์วรกร ชำนาญไพศาล
เขียนเมื่อ วันอาทิตย์ที่ 19 พฤษภาคม พ.ศ.2556
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น